Baza wiedzy > FAQ
Centrum Pomocy i FAQ
Odpowiedzi na najczęstsze pytania o KSeFoMat, faktury kosztowe, obieg dokumentów, księgowość, bezpieczeństwo i wdrożenie.
FAQ
Pytania ogólne
Czym jest KSeFoMat?
KSeFoMat to aplikacja, która pomaga mikro i małym firmom odbierać, porządkować i kontrolować faktury z KSeF. Szczególnie skupia się na fakturach kosztowych, które firma musi zauważyć, sprawdzić i przekazać dalej — np. właścicielowi, pracownikowi lub księgowej.
Dla kogo jest KSeFoMat?
KSeFoMat jest przeznaczony głównie dla mikro i małych firm, które chcą mieć faktury kosztowe z KSeF w jednym miejscu, bez codziennego logowania i ręcznego sprawdzania dokumentów. Osobną wersję przygotowujemy również dla biur rachunkowych obsługujących takich klientów.
Czy KSeFoMat jest programem do wystawiania faktur?
Nie. KSeFoMat nie zastępuje programu do fakturowania. Możesz nadal korzystać z obecnego systemu do wystawiania faktur sprzedażowych, a KSeFoMat potraktować jako dodatkową warstwę do odbioru, kontroli i obiegu faktur z KSeF — zwłaszcza kosztowych.
Po co mi KSeFoMat, jeśli mam już program do faktur?
Wiele programów dobrze obsługuje wystawianie faktur i wysyłkę do KSeF, ale nie zawsze rozwiązuje wygodny odbiór faktur kosztowych wystawionych przez dostawców. KSeFoMat pomaga zebrać te dokumenty w jednym inboxie, oznaczyć je, sprawdzić i przekazać dalej.
Obieg dokumentów
Faktury kosztowe i obieg dokumentów
Czy KSeFoMat pobiera faktury kosztowe z KSeF?
Tak, głównym założeniem aplikacji jest odbiór faktur wystawionych na Twoją firmę przez dostawców. Dzięki temu nowe koszty mogą pojawiać się w jednym miejscu, bez ręcznego szukania ich w systemie KSeF.
Czy aplikacja obsługuje też faktury sprzedażowe?
Tak, KSeFoMat może pokazywać również faktury wystawione przez Twoją firmę. Dzięki temu możesz mieć w jednym miejscu zarówno dokumenty sprzedażowe, jak i kosztowe, a później rozwijać proces o statusy, akceptację i powiadomienia.
Czy muszę codziennie sprawdzać KSeF?
Nie taki jest cel aplikacji. KSeFoMat ma automatycznie monitorować nowe dokumenty i informować Cię wtedy, gdy pojawi się faktura wymagająca uwagi.
Co dzieje się z fakturą po pobraniu?
Faktura trafia do czytelnego inboxa. Możesz sprawdzić kontrahenta, kwotę, termin płatności, status dokumentu i zdecydować, co dalej: zaakceptować, oznaczyć, przekazać księgowej albo zostawić do późniejszej weryfikacji.
Czy można ustawić akceptację kosztów?
Takie założenie jest jednym z kluczowych elementów KSeFoMat. Faktury powyżej wybranej kwoty, od nowych dostawców albo oznaczone jako nietypowe mogą wymagać dodatkowej akceptacji przed przekazaniem dalej.
Czy KSeFoMat wykrywa duplikaty faktur?
Docelowo aplikacja ma pomagać wykrywać potencjalne duplikaty na podstawie danych takich jak numer faktury, NIP kontrahenta, kwota, data i podobieństwo dokumentów. To ma ograniczyć ryzyko podwójnego księgowania lub ponownego przekazania tej samej faktury.
Księgowość
Księgowa i biura rachunkowe
Czy KSeFoMat zastępuje księgową?
Nie. KSeFoMat nie zastępuje księgowej ani biura rachunkowego. Aplikacja ma uporządkować dokumenty przed księgowością, aby faktury były łatwiejsze do sprawdzenia, opisania i przekazania dalej.
Czy mogę przekazać faktury księgowej?
Tak. KSeFoMat ma ułatwiać przekazywanie dokumentów księgowej lub biuru rachunkowemu — poprzez eksport plików, uporządkowane statusy i docelowo dodatkowe integracje.
Czy księgowa może mieć dostęp do aplikacji?
Takie użycie jest jednym z naturalnych scenariuszy. Możesz nadać dostęp wybranej osobie, aby mogła sprawdzić dokumenty, pobrać faktury lub zobaczyć statusy bez proszenia Cię o ręczne przesyłanie plików.
Czy jest wersja dla biur rachunkowych?
Tak, dla biur rachunkowych planowana jest specjalna wersja KSeFoMat. Ma pomagać w obsłudze wielu małych firm, ograniczać liczbę przypomnień o dokumentach i porządkować faktury klientów w jednym miejscu. Szczegóły najlepiej omówić bezpośrednio — zapytaj nas o wersję dla biur.
Czy biuro rachunkowe musi płacić za korzystanie z KSeFoMat?
Model współpracy dla biur rachunkowych może być dopasowany indywidualnie. Założeniem jest to, aby biuro mogło oszczędzać czas i usprawnić obsługę klientów bez dokładania sobie kolejnego kosztu operacyjnego. Szczegóły zależą od wdrożenia i liczby klientów.
Ochrona informacji
Bezpieczeństwo i dane
Czy moje dane są bezpieczne?
KSeFoMat jest projektowany z myślą o bezpiecznym obiegu dokumentów. Komunikacja z KSeF odbywa się przez oficjalne mechanizmy dostępu, a dane dostępowe i dokumenty są obsługiwane z zachowaniem zasad bezpieczeństwa.
Czy KSeFoMat przechowuje moje faktury?
Aplikacja może przechowywać faktury i dane potrzebne do ich obsługi w aplikacji. Jednocześnie planowane są ustawienia retencji, które pozwolą ograniczyć czas przechowywania dokumentów zgodnie z potrzebami firmy.
Czy mogę usunąć faktury po określonym czasie?
Takie ustawienie jest planowane jako jedna z ważnych funkcji. Firma będzie mogła ograniczyć czas przechowywania dokumentów w KSeFoMat, np. po przekazaniu ich do księgowości lub po określonej liczbie dni.
Czy token API jest bezpieczny?
Dane dostępowe do KSeF powinny być traktowane jako informacje wrażliwe. KSeFoMat ma obsługiwać je w sposób bezpieczny, bez pokazywania ich nieuprawnionym użytkownikom i bez używania ich poza zakresem potrzebnym do pobierania faktur.
Czy dane są przekazywane poza KSeFoMat?
Dane są wykorzystywane do obsługi procesu faktur: pobrania, wyświetlenia, oznaczenia, eksportu i przekazania dalej. Integracje z zewnętrznymi systemami powinny być uruchamiane tylko wtedy, gdy użytkownik zdecyduje się z nich korzystać.
Start pracy
Dostępność i wdrożenie
Czy potrzebuję wsparcia IT, żeby zacząć?
Absolutnie nie. Zdajemy sobie sprawę że w mniejszych firmach takie wsparcie często po prostu nie istnieje, dlatego podstawowa konfiguracja Ksefomatu jest bardzo prosta: dodanie dostępu do KSeF, wybór firmy, ustawienie powiadomień i rozpoczęcie odbioru dokumentów. To wszystko! Będziemy też rozbudowywać naszą bazę wiedzy aby możliwie jak najdokładniej opisywała wszelkie tematy związane z Ksefomat
Czy mogę korzystać z aplikacji za darmo?
Absolutnie tak! Jeśli prowadzisz małą firmę, udostępniamy bezpłatny plan z limitami faktur. Dodatkowo pierwszych 7 dni dostajesz całkowicie bezpłatnie pełną wersję bez żadnych limitów, abyś mógł sam się przekonać i przetestować na spokojnie wszystkie możliwości, jakie daje Ksefomat.
Czy muszę zmieniać obecny program do faktur?
Nie. KSeFoMat działa obok obecnych narzędzi. Nie musisz rezygnować z programu do wystawiania faktur, systemu sprzedaży ani współpracy z księgową.
Masz więcej pytań?
Napisz do nas lub przejdź do aplikacji i wypróbuj KSeFomat za darmo.