Przejście na obligatoryjny Krajowy System e-Faktur oznacza, że wszystkie transakcje biznesowe w Polsce będą rejestrowane na centralnej platformie rządowej. Wraz z tą zmianą rośnie znaczenie ochrony danych finansowych i bezpiecznego zarządzania dostępami wewnątrz organizacji.

Gdzie leżą największe zagrożenia?

KSeF sam w sobie jest systemem silnie zabezpieczonym przez Ministerstwo Finansów. Zagrożenia najczęściej pojawiają się po stronie użytkowników i integracji:

  • Nieostrożne udostępnianie tokenów API – tokeny dostępowe dające pełen wgląd w dane firmy bywają przesyłane niezabezpieczonymi kanałami (np. na czatach czy w mailach).
  • Zbyt szerokie uprawnienia pracowników – nadawanie pełnych praw do odczytu i zapisu osobom, które potrzebują jedynie wglądu w wybrane dokumenty.
  • Brak szyfrowania w drodze – korzystanie z niezweryfikowanych narzędzi pośredniczących, które nie szyfrują danych w drodze z KSeF do bazy lokalnej.
Standard bezpieczeństwa KSeFomat: Wszystkie dane przesyłane przez naszą aplikację są szyfrowane protokołem SSL/TLS, a tokeny API przechowywane są przy użyciu zaawansowanych algorytmów szyfrujących, zabezpieczających je przed dostępem osób trzecich.

Dobre praktyki bezpieczeństwa finansowego:

  1. Zasada minimalnych uprawnień – nadawaj pracownikom i zewnętrznym podmiotom (np. biurom rachunkowym) tylko taki poziom dostępu do KSeF, jaki jest niezbędny do ich pracy.
  2. Regularna rotacja tokenów – generuj nowe tokeny API w Ministerstwie Finansów i unieważniaj stare co kilka miesięcy.
  3. Dwuetapowa weryfikacja (2FA) – upewnij się, że systemy, z których korzystasz do zarządzania fakturami, posiadają opcję podwójnego uwierzytelniania użytkowników.

Jak dbamy o bezpieczeństwo danych w KSeFomat?

W KSeFomat wierzymy, że oprogramowanie finansowe musi stawiać prywatność i kontrolę nad informacją na pierwszym miejscu. Dlatego zaprojektowaliśmy i wdrożyliśmy zaawansowane narzędzia bezpieczeństwa, które dają Ci pełną kontrolę nad dostępem do aplikacji oraz czasem przechowywania dokumentów:

Uwierzytelnianie dwuetapowe (2FA) oraz Passkeys

Hasło to za mało, aby chronić wrażliwe dane finansowe firmy. W KSeFomat możesz w prosty sposób aktywować dodatkową, niezwykle skuteczną warstwę ochrony logowania:

  • Aplikacje uwierzytelniające (TOTP) – pełna integracja z najpopularniejszymi aplikacjami, takimi jak Google Authenticator, Microsoft Authenticator, Bitwarden czy 1Password. Przy każdym logowaniu aplikacja poprosi o podanie dynamicznie generowanego, 6-cyfrowego kodu.
  • Nowoczesne klucze Passkey – najbezpieczniejsza i najwygodniejsza metoda autoryzacji na rynku. Umożliwia logowanie za pomocą biometrii urządzenia (odcisk palca, Face ID, Touch ID, Windows Hello), kodu PIN urządzenia lub fizycznych kluczy sprzętowych (np. YubiKey). To doskonała, odporna na phishing alternatywa dla tradycyjnego wpisywania haseł.
  • Bezpieczne kody odzyskiwania – pozwolą Ci odzyskać dostęp do konta w przypadku utraty telefonu lub klucza Passkey.

Inteligentna polityka retencji i automatycznego usuwania danych

KSeFomat to jedyna aplikacja, która nie gromadzi bez potrzeby Twoich dokumentów w chmurze. Za pomocą modułu Przechowywania Danych możesz samodzielnie decydować, jak długo Twoje faktury pozostają na naszych serwerach:

  • Automatyczne usuwanie plików PDF i XML – po włączeniu polityki przechowywania danych możesz ustalić liczbę dni, po których pliki źródłowe faktur zostaną bezpowrotnie usunięte z bazy.
  • Zachowanie metadanych (Ślad Pobrania) – to unikalna funkcja pozwalająca usunąć duże, poufne pliki PDF i XML przy jednoczesnym pozostawieniu samych metadanych faktury. Dzięki temu system nadal rejestruje fakturę, wie, że została pobrana, i chroni przed duplikatami, nie przechowując już żadnych wrażliwych danych finansowych.
  • Bezpieczniki retencji (Smart Safety Triggers) – nasz algorytm chroni Cię przed przypadkowym skasowaniem ważnych dokumentów. Możesz zaznaczyć, by system nigdy nie usuwał faktur nieopłaconych, oznaczonych jako wymagające uwagi lub takich, które nie zostały jeszcze przekazane do Twojej księgowej.
  • Powiadomienia i Symulacja – KSeFomat poinformuje Cię o planowanym usuwaniu plików (np. na 7 dni wcześniej), a opcja symulacji pozwoli Ci bezpiecznie przetestować i sprawdzić działanie polityki retencji zanim jakiekolwiek dane zostaną faktycznie skasowane.
Pamiętaj: Włączenie retencji, czyli automatycznego usuwania danych po określonym czasie, uniemożliwia KSeFomatowi robienie analiz, zestawień itp. – przez co część programu staje się nie w pełni funkcjonalna. Wierzymy jednak, że dla części osób ta funkcja będzie mimo wszystko ważniejsza. Pamiętaj – to Ty decydujesz o tym, w jaki sposób wykorzystujesz KSeFomat dla swoich potrzeb.

Zarządzanie bezpieczeństwem danych finansowych w dobie cyfryzacji KSeF to fundament stabilnej firmy. Wybierając certyfikowane oprogramowanie i stosując proste procedury bezpieczeństwa, zminimalizujesz ryzyko wycieku wrażliwych informacji handlowych.