Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur całkowicie eliminuje tradycyjne pojęcie „wysyłania faktury do klienta” oraz „zbierania faktur kosztowych”. Od momentu wejścia w życie przepisów, jedyną prawnie uznawaną formą przekazania dokumentu w relacjach B2B jest jego rejestracja na rządowej platformie. Wymusza to na firmach całkowitą reorganizację dotychczasowych procesów księgowych. W tym artykule wyjaśniamy, jak zaprojektować sprawny i uporządkowany obieg dokumentów zakupowych i sprzedażowych w erze KSeF.

Nowy schemat obiegu faktur sprzedażowych (przychodowych)

W tradycyjnym modelu wystawiona faktura była przesyłana mailem w formacie PDF lub drukowana. Odbiorca księgował ją w dacie otrzymania. KSeF wywraca ten proces do góry nogami:

  1. Wystawienie dokumentu: Fakturę przygotowujesz w swoim programie finansowo-księgowym. W tym momencie jest to jedynie projekt (draft).
  2. Wysyłka do KSeF: Program przesyła plik XML do rządowego API.
  3. Walidacja i nadanie numeru: Serwery Ministerstwa Finansów sprawdzają zgodność dokumentu ze schemą. Jeśli dokument jest poprawny, KSeF nadaje mu unikalny numer identyfikacyjny oraz oficjalną datę i czas rejestracji.
  4. Uznanie za doręczoną: W tym samym momencie faktura jest uznawana za prawnie wystawioną oraz doręczoną do kontrahenta. Kontrahent nie musi niczego podpisywać ani potwierdzać odbioru – faktura czeka na niego w centralnej bazie.
Ważna zmiana prawna: Datą wystawienia faktury jest data jej przesłania do KSeF (a nie data wpisana przez Ciebie w polu „data wystawienia”, jeśli dokument trafił do systemu kolejnego dnia). Może to rodzić poważne konsekwencje na przełomie miesięcy rozliczeniowych, dlatego kluczowe jest natychmiastowe przesyłanie wystawionych dokumentów do KSeF.

Rewolucja w fakturach zakupowych (kosztowych)

Największym wyzwaniem dla firm jest jednak odbiór dokumentów kosztowych. Ponieważ w KSeF nie ma załączników ani powiadomień, proces ten musi zostać całkowicie zautomatyzowany. Ręczne pobieranie faktur z portalu rządowego jest nieefektywne i stwarza pole do kosztownych pomyłek.

Wdrażając nowoczesny system obiegu dokumentów kosztowych, warto oprzeć go na czterech filarach:

1. Automatyczny pobór dokumentów w tle

Zamiast zmuszać pracowników do ciągłego logowania się do rządowej bazy, połącz swój system z API KSeF. Narzędzia takie jak KSeFomat automatycznie i cyklicznie pobierają wszystkie nowe faktury zakupowe wystawione na Twój NIP. Dzięki temu masz pewność, że żaden dokument nie zostanie przeoczony.

2. Elektroniczne zatwierdzanie i opisywanie kosztów

Pobrana z KSeF faktura XML powinna trafić do wewnętrznego systemu workflow, gdzie odpowiednie osoby (kierownicy działów, project managerowie) mogą ją zweryfikować, opisać (przypisać do projektu/MPK) oraz zatwierdzić do płatności. Wszystko odbywa się cyfrowo – bez konieczności drukowania i fizycznego podpisywania dokumentów.

3. Integracja z systemem bankowym

Zatwierdzone faktury kosztowe powinny być automatycznie eksportowane do bankowości internetowej w formie paczek przelewów. Eliminuje to ryzyko błędów przy ręcznym przepisywaniu numerów kont czy kwot do zapłaty.

4. Bezpośredni eksport do biura rachunkowego

Ustal z księgowością jednolity standard przekazywania dokumentów. KSeFomat oferuje w tym zakresie dedykowane narzędzie umożliwiające masowy eksport faktur za dany miesiąc. System generuje archiwum ZIP zawierające zarówno oryginalne pliki XML (wymagane przez prawo skarbowe), jak i czytelne wizualizacje PDF oraz zbiorczy plik CSV, który Twoja księgowa może bezpośrednio zaimportować do swojego programu księgowego (np. Optima, Symfonia, Insert).

Automatyzacja z chmurą: KSeFomat umożliwia także pełną automatyzację poprzez integrację z Google Drive, Microsoft OneDrive czy Dropboxem. System w momencie pobrania faktury przesyła ją bezpośrednio do wybranego folderu chmurowego Twojej firmy, który możesz na stałe udostępnić swojej księgowej.

Podsumowanie

Uporządkowanie obiegu dokumentów w erze KSeF to klucz do sprawnego funkcjonowania firmy. Eliminacja papieru i plików PDF przesyłanych mailami pozwala na pełną cyfryzację procesów zatwierdzania i księgowania kosztów. Wdrożenie automatycznego pobierania faktur z KSeF i integracja z chmurą to inwestycja, która błyskawicznie zwraca się w postaci zaoszczędzonego czasu i braku opóźnień w płatnościach.