Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur całkowicie eliminuje tradycyjne pojęcie „wysyłania faktury do klienta” oraz „zbierania faktur kosztowych”. Jedyną prawnie uznawaną formą przekazania dokumentu w relacjach B2B jest jego rejestracja na rządowej platformie.

Nowy schemat obiegu faktur sprzedażowych

W nowym modelu proces wygląda następująco:

  1. Wystawienie dokumentu: Fakturę przygotowujesz w swoim programie jako projekt (draft).
  2. Wysyłka do KSeF: Program przesyła plik XML do rządowego API.
  3. Walidacja i nadanie numeru: KSeF sprawdza zgodność i nadaje unikalny numer identyfikacyjny oraz oficjalną datę i czas rejestracji.
  4. Uznanie za doręczoną: Faktura staje się prawnie doręczona do kontrahenta bez konieczności wysyłania jej mailem czy pocztą.

Obieg faktur kosztowych (zakupowych)

Największym wyzwaniem dla firm jest odbiór dokumentów kosztowych. Ponieważ w KSeF nie ma załączników ani powiadomień, proces ten musi zostać w pełni zautomatyzowany. Ręczne pobieranie faktur z portalu rządowego jest nieefektywne.

Automatyzacja obiegu: Narzędzia takie jak KSeFomat automatycznie pobierają wszystkie nowe faktury zakupowe wystawione na Twój NIP, wizualizują je w formie czytelnych dokumentów PDF i przesyłają do wybranego folderu chmurowego Twojej firmy.

Uporządkowanie obiegu dokumentów w erze KSeF to klucz do sprawnego funkcjonowania firmy. Eliminacja papieru i plików PDF przesyłanych mailami pozwala na pełną cyfryzację procesów zatwierdzania i księgowania kosztów.