KSeFomat logo
Zaloguj Kontakt
Start Produkt — Jak działa— Funkcje— BezpieczeństwoCennikDla kogo Baza wiedzy — Pomoc— FAQ— BlogKontakt Zaloguj
Tło centrum pomocy

Centrum Pomocy

Jak możemy Ci pomóc?

Znajdź instrukcje krok po kroku, przewodniki konfiguracji oraz odpowiedzi na pytania dotyczące obsługi aplikacji KSEFoMat.

search

1. Rejestracja, Logowanie i Bezpieczeństwo

KB-101

Jak założyć nowe konto w KSEFoMat?

Aby rozpocząć korzystanie z KSEFoMat, musisz zarejestrować swoją firmę w systemie.

Instrukcja krok po kroku:

  1. Wejdź na stronę rejestracji: Rejestracja.
  2. Wpisz nazwę swojej firmy, NIP, adres e-mail oraz bezpieczne hasło. Alternatywnie możesz założyć konto za pomocą profilu Google (Gmail) lub Facebooka.
  3. Kliknij przycisk Zarejestruj się (lub przycisk wybranego profilu społecznościowego).
  4. Po udanej rejestracji standardowej system utworzy konto. W przypadku wyboru Google lub Facebooka, zaraz po pierwszym zalogowaniu (a przed przejściem do integracji z KSeF) system poprosi Cię o podanie numeru NIP Twojej firmy, a KSEFoMat automatycznie pobierze jej dane rejestrowe z GUS/CEIDG.
Zrzut ekranu do artykułu: Jak założyć nowe konto w KSEFoMat?
KB-102

Logowanie do aplikacji i odzyskiwanie dostępu

Logowanie do konta KSEFoMat odbywa się przy użyciu adresu e-mail podanego podczas rejestracji lub powiązanego konta społecznościowego.

Instrukcja krok po kroku:

  1. Przejdź do strony logowania: Logowanie.
  2. Podaj adres e-mail oraz hasło, bądź zaloguj się od razu, klikając przyciski Zaloguj się przez Google lub Zaloguj się przez Facebook na dole formularza.
  3. (Opcjonalnie przy logowaniu e-mailem) Zaznacz Zapamiętaj mnie, aby uniknąć częstego wpisywania danych.
  4. Kliknij Zaloguj się (lub odpowiedni przycisk społecznościowy). W przypadku utraty hasła standardowego użyj linku odzyskiwania hasła.
Zrzut ekranu do artykułu: Logowanie do aplikacji i odzyskiwanie dostępu
KB-103

Jak włączyć i skonfigurować weryfikację dwuetapową (MFA/TOTP)?

Weryfikacja dwuetapowa zabezpiecza Twoje konto przed nieautoryzowanym dostępem.

Instrukcja krok po kroku:

  1. Przejdź do: Moje konto -> Ustawienia konta.
  2. Kliknij kartę Bezpieczeństwo.
  3. W sekcji *Weryfikacja dwuetapowa (TOTP)* kliknij Włącz dwuetapową weryfikację.
  4. Zeskanuj kod QR aplikacją uwierzytelniającą (np. Google Authenticator) i podaj wygenerowany 6-cyfrowy kod, aby potwierdzić włączenie usługi.
Zrzut ekranu do artykułu: Jak włączyć i skonfigurować weryfikację dwuetapową (MFA/TOTP)?

2. Integracja z KSeF

KB-201

Jak połączyć KSEFoMat z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF)?

Połączenie z KSeF umożliwia automatyczną synchronizację dokumentów bez Twojego udziału. To pierwszy - niezbędny krok aby funkcjonowanie Ksefomatu odbywało się prawidłowo.

Instrukcja krok po kroku:

  1. W lewym menu przejdź do: Integracje -> Integracja KSeF.
  2. Wybierz metodę logowania (Token sesyjny lub Certyfikat).
  3. W zależności od wybranej metody postępuj zgodnie z instrukcją poniżej.
  4. Kliknij przycisk Zapisz ustawienia.
info
Zalecamy wybór sposobu integracji za pomocą certyfikatu, ponieważ jest to bezpieczniejsza metoda, a poza tym Ministerstwo Finansów zamierza wyłączyć pod koniec 2026 lub 2027 roku (na moment pisania artykułu data nie jest jeszcze znana) metodę uwierzytelniania za pomocą Tokenu.
play_circle
Obejrzyj instrukcję wideo:

Nasz przewodnik krok po kroku w formie wideo jest dostępny na YouTube: https://www.youtube.com/watch?v=uA3wPZwDzYo

Zrzut ekranu do artykułu: Jak połączyć KSEFoMat z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF)?
KB-202

Generowanie i zapisywanie tokenu autoryzacyjnego KSeF

Token autoryzacyjny (klucz API) pozwala aplikacji KSEFoMat pobierać faktury w Twoim imieniu.

Instrukcja krok po kroku:

  1. Zaloguj się do rządowego Portalu Podatnika KSeF (https://ap.ksef.mf.gov.pl/web/) i wygeneruj token autoryzacyjny dla swojej firmy.
  2. W aplikacji KSEFoMat wejdź w sekcję Integracje -> Integracja KSeF.
  3. W polu *Token KSeF* wklej skopiowany ciąg znaków.
  4. Kliknij Zapisz token. System sprawdzi poprawność tokenu i połączy się z KSeF.
Zrzut ekranu do artykułu: Generowanie i zapisywanie tokenu autoryzacyjnego KSeF
KB-203

Autoryzacja za pomocą certyfikatu w KSeF

W przypadku firm korzystających z podpisu kwalifikowanego lub pieczęci, autoryzacja może odbywać się za pomocą certyfikatu.

Instrukcja krok po kroku:

  1. W panelu Integracje -> Integracja KSeF wybierz metodę logowania: *Certyfikat*.
  2. Kliknij Wybierz plik (lub przeciągnij i upuść plik z dysku) i prześlij plik certyfikatu (format pliku `.crt` oraz `.key`).
  3. Wpisz hasło do certyfikatu które nadałeś tworząc certyfikat na stronie https://ap.ksef.mf.gov.pl/web/ w dedykowanym polu.
  4. Kliknij Zapisz certyfikat. Dane zostaną bezpiecznie zaszyfrowane w bazie danych (nikt, w żadnym momencie nie ma dostępu do Twojego hasła, nawet my).
info
Możesz też od razu na tej stronie zdecydować czy chcesz importować tylko faktury kosztowe, czy również faktury sprzedażowe (te, które wystawia Twoja firma).
Zrzut ekranu do artykułu: Autoryzacja za pomocą certyfikatu w KSeF
Zrzut ekranu do artykułu: Autoryzacja za pomocą certyfikatu w KSeF
KB-204

Jak wymusić ręczną synchronizację faktur z KSeF?

Chociaż system automatycznie synchronizuje faktury, możesz w każdej chwili wymusić pobranie nowych dokumentów.

Instrukcja krok po kroku:

  1. Przejdź do widoku Lista faktur.
  2. Kliknij przycisk Synchronizuj z KSeF znajdujący się w prawym górnym rogu ekranu.
  3. System wyśle żądanie do KSeF w tle i w czasie, który wyświetli się nad listą faktur, zaktualizuje listę dokumentów.
info
Musisz przy tym wiedzieć, że Ksefomat korzysta z ogólnodostępnego API udostępnionego przez MF, i jak każda aplikacja korzystająca z tego API - podlega rygorystycznym limitom ilości pobrań (na minutę/godzinę itd). W związku z tym nie ma możliwości aby dokumenty pojawiły się natychmiast po kliknięciu tego przycisku, natomiast maksymalnie pojawią się tam po 30 minutach (zwykle znacznie szybciej).
Zrzut ekranu do artykułu: Jak wymusić ręczną synchronizację faktur z KSeF?

3. Zarządzanie Fakturami (Skrzynka Odbiorcza i Lista)

KB-301

Czym jest Skrzynka Odbiorcza (Inbox) i jak z niej korzystać?

Skrzynka Inbox to centrum dowodzenia Twoimi dokumentami. Trafiają tu nowe, nieprzetworzone jeszcze faktury.

Instrukcja krok po kroku:

  1. Kliknij Inbox w lewym panelu nawigacyjnym.
  2. Zobaczysz karty podsumowujące: kwoty wydatków w tym miesiącu, faktury nieopłacone oraz liczbę dokumentów wymagających uwagi.
  3. Pod kartami znajduje się lista najnowszych faktur wraz z ich statusem. Aby przejść do pełnej listy faktur, kliknij w link znajdujący się poniżej.
Zrzut ekranu do artykułu: Czym jest Skrzynka Odbiorcza (Inbox) i jak z niej korzystać?
KB-302

Wyszukiwanie, sortowanie i zaawansowane filtrowanie faktur

Lista faktur gromadzi wszystkie dokumenty Twojej firmy z podziałem na kosztowe i sprzedażowe.

Instrukcja krok po kroku:

  1. Przejdź do: Faktury.
  2. Użyj pola Szukaj, aby błyskawicznie znaleźć fakturę po numerze, kontrahencie czy kwocie.
  3. Możesz filtrować wyniki za pomocą zakładek i list rozwijanych (np. po dacie wystawienia, statusie płatności, NIP-ie sprzedawcy).
  4. Możesz też samemu zdefiniować które kolumny chcesz żeby były widoczne a które nie, w tym celu kliknij ikonę "hamburgera" po prawej stronie nad listą faktur i wybierz te kolumny które chcesz żeby były widoczne.
  5. Również nad listą faktur dostępny jest przycisk wyświetlający listę dostępnych możliwych operacji na wcześniej zaznaczonych (wybranych) fakturach. Przycisk nazywa się Zmień zaznaczone faktury. Zaznacz dowolne faktury, które chcesz zmienić, następnie kliknij ten przycisk i wybierz co potrzebujesz zrobić. Możesz zmienić status, oznaczyć jako zapłacone, zatwierdzone, lub wysłać je ręcznie do swojej chmury Google Drive, OneDrive czy Dropbox.
Zrzut ekranu do artykułu: Wyszukiwanie, sortowanie i zaawansowane filtrowanie faktur
KB-303

Podgląd szczegółów faktury pobranej z KSeF

KSEFoMat przetwarza strukturę XML faktury z KSeF i prezentuje ją w czytelnym dla człowieka formacie.

Instrukcja krok po kroku:

  1. Na liście faktur lub w Inbox kliknij numer wybranej faktury.
  2. Zostanie otwarty pełny podgląd dokumentu.
  3. Znajdziesz tu szczegółowe dane sprzedawcy i nabywcy, daty, formy i terminy płatności, a także tabelę ze wszystkimi pozycjami faktury.
Zrzut ekranu do artykułu: Podgląd szczegółów faktury pobranej z KSeF
KB-304

Jak pobrać fakturę w formacie oryginalnym XML oraz wizualizację PDF?

Każdy dokument pobrany z KSeF możesz zapisać na dysku komputera w oficjalnym formacie XML lub jako plik PDF.

Instrukcja krok po kroku:

  1. Otwórz podgląd wybranej faktury.
  2. W lewym górnym rogu podglądu znajdziesz przyciski akcji: Pobierz XML oraz Pobierz PDF.
  3. Kliknięcie odpowiedniego przycisku spowoduje natychmiastowe pobranie pliku na Twój dysk.
Zrzut ekranu do artykułu: Jak pobrać fakturę w formacie oryginalnym XML oraz wizualizację PDF?
KB-305

Rejestrowanie płatności i oznaczanie faktur jako opłacone

Kontroluj stan swoich zobowiązań bezpośrednio w aplikacji, oznaczając faktury jako uregulowane lub zatwierdzone (opcjonalnie).

Instrukcja krok po kroku:

  1. Na liście faktur kosztowych znajdź dokument, który został opłacony.
  2. Kliknij na ikonę statusu płatności w kolumnie *Opłacone* (lub wejdź w szczegóły faktury).
  3. Zmień status na Opłacona. Status na liście zmieni się na zielony, co zaktualizuje również sumy zaległości na dashboardzie.
Zrzut ekranu do artykułu: Rejestrowanie płatności i oznaczanie faktur jako opłacone
KB-306

Ręczne i automatyczne przypisywanie kategorii kosztowych

Kategoryzowanie kosztów pozwala na dokładną analizę struktury wydatków firmy. Dzięki temu na "pełnym automacie" wiesz gdzie rozchodzą się pieniądze w Twojej firmie. Widząc wszystko na czytelnych wykresach czy w formie tabeli - szybko zorientujesz się ile miesięcznie wydajesz na dane kategorie zakupowe.

Instrukcja krok po kroku:

  1. Przejdź do: Ustawienia -> Kategorie kosztów. Tutaj możesz zarządzać drzewem kategorii.
  2. Aby ręcznie skategoryzować fakturę, przejdź na listę faktur i wybierz odpowiednią kategorię z listy rozwijanej przy wybranej fakturze.
  3. Możesz również zaznaczyć wiele faktur na raz i korzystając z przycisku nad listą *Zmień zaznaczone faktury*.
  4. System również automatycznie przypisuje kategorie na podstawie bardzo dokładnych reguł opierających się na nr NIP, słowach kluczowych, rodzaju wydatków itd.
  5. Istotne jest wybranie Profilu działalności na stronie Moje konto -> Ustawienia konta - to dzięki temu różne pozycje na fakturze będą mogły zostać inaczej skategoryzowane w zależności od branży Twojej firmy.
  6. Ksefomat ma również zaimplementowane funkcje AI dzięki którym - jeśli nie będzie dało się do niczego przypisać danej faktury - wykorzysta je aby się wspomóc w trafnym doborze.
info
Domyślnie w Ksefomacie są już stworzone podstawowe kategorie kosztów abyś nie musiał(a) sam(a) dodawać typowych dla większości firm kategorii.
Zrzut ekranu do artykułu: Ręczne i automatyczne przypisywanie kategorii kosztowych

4. Eksporty dla Księgowości i Raporty

KB-401

Przygotowanie i wysyłka paczki faktur dla biura rachunkowego

Eksport faktur do biura rachunkowego zajmuje tylko kilka sekund i eliminuje potrzebę ręcznego wysyłania plików e-mailem.

Instrukcja krok po kroku:

  1. Przejdź do zakładki Eksporty dla księgowej w lewym menu.
  2. Wybierz zakres dat (np. ubiegły miesiąc).
  3. Wybierz format eksportu (np. XML KSeF, ZIP z plikami PDF lub formaty zgodne z programami księgowymi*).
  4. Możesz zdecydować czy chcesz wyeksportować tylko faktury zaakceptowane (zatwierdzone) oraz czy mają być również dołączone pliki PDF. Wtedy zamiast pliku CSV wygeneruje się plik .zip zawierający plik CSV oraz dodatkowo pliki PDF z wizualizacjami faktur.
  5. Kliknij Generuj eksport. Plik zostanie przygotowany do pobrania. Kiedy już będzie gotowy - pojawią się przy nim przyciski do pobrania.
info
*funkcja formatów zgodnych z programami księgowymi zostanie dodana wkrótce.
info
Co oznacza status "Oczekuje"? Status ten oznacza, że generowanie pliku zostało dodane do kolejki zaplanowanych zadań. Kiedy będzie już gotowe - zmieni się on automatycznie na przycisk lub przyciski do pobrania raportu.
Zrzut ekranu do artykułu: Przygotowanie i wysyłka paczki faktur dla biura rachunkowego
KB-402

Oznaczanie faktur jako "Przekazana księgowej"

Aby uniknąć dublowania dokumentów, KSEFoMat rejestruje historię paczek wysyłanych do księgowości.

Instrukcja krok po kroku:

  1. Po wygenerowaniu eksportu w zakładce Eksporty dla księgowej zostanie utworzony rekord w historii.
  2. Faktury wchodzące w skład wygenerowanej paczki automatycznie otrzymają status *Przekazana księgowej*.
  3. Zapobiega to przypadkowemu uwzględnieniu tej samej faktury w kolejnym okresie rozliczeniowym.
Zrzut ekranu do artykułu: Oznaczanie faktur jako "Przekazana księgowej"
KB-403

Generowanie miesięcznych raportów finansowych

Raporty miesięczne dają szybki i rzetelny wgląd w kondycję finansową Twojej firmy.

Instrukcja krok po kroku:

  1. Otwórz podstronę Analiza -> Raporty miesięczne.
  2. Kliknij przycisk Generuj raport.
  3. Wybierz interesujący Cię miesiąc i zatwierdź. System automatycznie skompiluje dane o przychodach, kosztach, podatkach i najaktywniejszych kontrahentach w czytelną kartę.
Zrzut ekranu do artykułu: Generowanie miesięcznych raportów finansowych
KB-404

Wydruk i zapis raportu miesięcznego do formatu PDF

Każdy wygenerowany raport miesięczny możesz łatwo wydrukować lub zapisać lokalnie w celach archiwalnych.

Instrukcja krok po kroku:

  1. Na liście raportów miesięcznych kliknij ikonę Drukuj przy wybranym raporcie.
  2. Otworzy się zoptymalizowany pod kątem druku widok raportu.
  3. Użyj systemowego skrótu (Ctrl+P / Cmd+P) i wybierz opcję *Zapisz jako PDF* lub wyślij dokument bezpośrednio na swoją drukarkę.
Zrzut ekranu do artykułu: Wydruk i zapis raportu miesięcznego do formatu PDF

5. Analiza Kosztów i Budżety

KB-501

Analiza struktury wydatków firmy bez używania Excela

Moduł analizy kosztów graficznie przedstawia, gdzie trafiają pieniądze Twojej firmy.

Instrukcja krok po kroku:

  1. Przejdź do: Analizy -> Analiza kosztów.
  2. Zobaczysz dynamiczne wykresy kołowe i słupkowe pokazujące podział wydatków na kategorie (np. paliwo, usługi IT, biuro).
  3. Możesz przełączać zakresy czasowe oraz porównywać okresy rok do roku, by szybko namierzyć obszary generujące największe koszty.
Zrzut ekranu do artykułu: Analiza struktury wydatków firmy bez używania Excela
Zrzut ekranu do artykułu: Analiza struktury wydatków firmy bez używania Excela
KB-502

Raport struktury kosztów – szczegółowe omówienie

Ten raport przedstawia wydatki w formie tabelarycznej z dokładnym rozbiciem na podkategorie kosztowe.

Instrukcja krok po kroku:

  1. Przejdź do: Analizy -> Analiza kosztów.
  2. Tabela przedstawia sumy wydatków dla każdej z kategorii głównych oraz podkategorii wraz z procentowym udziałem w całym budżecie.
info
Pozwala to na precyzyjną weryfikację drobnych wydatków, które w skali miesiąca mogą tworzyć bardzo duże sumy. Dzięki temu łatwiej zapanujesz nad swoimi kosztami.
Zrzut ekranu do artykułu: Raport struktury kosztów – szczegółowe omówienie
KB-503

Jak utworzyć i monitorować budżet firmowy?

Definiowanie budżetów pomaga kontrolować koszty i zapobiegać niekontrolowanemu wzrostowi wydatków.

Instrukcja krok po kroku:

  1. Przejdź do zakładki Budżety w lewym menu.
  2. Kliknij Utwórz budżet.
  3. Określ nazwę budżetu, przypisz go do danej kategorii kosztowej (np. Reklama), zdefiniuj kwotę limitu oraz okres obowiązywania (np. miesięczny).
  4. System wyświetli budżet na liście wraz z paskiem postępu pokazującym aktualny poziom wykorzystania środków.
Zrzut ekranu do artykułu: Jak utworzyć i monitorować budżet firmowy?
KB-504

Ostrzeżenia o przekroczeniu budżetu

KSEFoMat na bieżąco monitoruje wydatki i ostrzega o zbliżaniu się do limitów budżetowych.

Instrukcja krok po kroku:

  1. Gdy suma faktur w danej kategorii zbliży się do limitu (np. osiągnie 80% lub 100% wartości budżetu), pasek postępu w zakładce Budżety zmieni kolor na żółty lub czerwony.
  2. System wyśle także powiadomienie wewnętrzne oraz alert e-mail na adres administratora, co ułatwi podjęcie szybkich decyzji finansowych.
Zrzut ekranu do artykułu: Ostrzeżenia o przekroczeniu budżetu

6. Kalendarz i Terminy Płatności

KB-601

Jak działa Kalendarz Płatności w KSEFoMat?

Kalendarz płatności wizualizuje terminy płatności Twoich faktur kosztowych w klasycznym widoku kalendarza.

Instrukcja krok po kroku:

  1. Wybierz w górnym menu: Kalendarz (ikona po lewej stronie od wyszukiwarki).
  2. Zobaczysz widok miesiąca, w którym w poszczególnych dniach naniesione są kafelki z kwotami faktur do zapłacenia.
  3. Kliknięcie w kafelek na kalendarzu otworzy szybki podgląd faktury, umożliwiając natychmiastowe sprawdzenie szczegółów płatności.
Zrzut ekranu do artykułu: Jak działa Kalendarz Płatności w KSEFoMat?
KB-602

Integracja z zewnętrznymi kalendarzami (Google Calendar / Outlook)

Możesz zintegrować kalendarz płatności KSEFoMat ze swoim osobistym kalendarzem w telefonie lub programie pocztowym.

Instrukcja krok po kroku:

  1. Przejdź do: Ustawienia -> Integracja kalendarza.
  2. Skopiuj wygenerowany unikalny adres URL z formatem `.ics` (Calendar Feed Token).
  3. Wklej ten link w ustawieniach Google Calendar lub MS Outlook jako "Nowy kalendarz z adresu URL". Od tej pory terminy płatności faktur będą automatycznie widoczne w Twoim codziennym kalendarzu.
Zrzut ekranu do artykułu: Integracja z zewnętrznymi kalendarzami (Google Calendar / Outlook)

7. Faktury Cykliczne i Detekcja Braków

KB-701

Konfigurowanie reguł dla faktur cyklicznych

Faktury cykliczne to dokumenty, które otrzymujesz regularnie (np. czynsz, leasing, abonamenty telekomunikacyjne).

Instrukcja krok po kroku:

  1. Otwórz podstronę Faktury cykliczne.
  2. Kliknij Dodaj regułę.
  3. Podaj NIP wystawcy, spodziewaną kwotę, tolerancję kwotową oraz częstotliwość (np. co miesiąc, do 10-go dnia miesiąca).
  4. Kliknij Zapisz regułę.
Zrzut ekranu do artykułu: Konfigurowanie reguł dla faktur cyklicznych
KB-702

Automatyczna detekcja brakujących faktur cyklicznych

System automatycznie weryfikuje, czy wszystkie zaplanowane faktury cykliczne dotarły do bazy danych.

Instrukcja krok po kroku:

  1. KSEFoMat co miesiąc sprawdza zdefiniowane reguły faktur cyklicznych.
  2. Jeśli w wyznaczonym terminie (np. do 15-go dnia miesiąca) faktura od wybranego kontrahenta nie pojawi się w systemie, aplikacja wyświetli alert w sekcji Faktury cykliczne o statusie *Brakująca*.
  3. Pozwoli to na szybki kontakt z wystawcą przed końcem okresu rozliczeniowego.
Zrzut ekranu do artykułu: Automatyczna detekcja brakujących faktur cyklicznych

8. Kartoteka Kontrahentów i Weryfikacja Rachunków

KB-801

Zarządzanie kartoteką kontrahentów

Kartoteka kontrahentów tworzy się automatycznie na podstawie danych z pobieranych faktur.

Instrukcja krok po kroku:

  1. Wybierz z menu Kontrahenci.
  2. Zobaczysz spis wszystkich firm, z którymi współpracujesz.
  3. Klikając na wybranego kontrahenta, uzyskasz dostęp do jego historii faktur, sumy obrotów, średniej wartości faktury oraz zdefiniowanych numerów kont bankowych.
info
To bardzo ułatwia podgląd Twoich klientów, Twoje obroty z nimi itp.
Zrzut ekranu do artykułu: Zarządzanie kartoteką kontrahentów
KB-802

Weryfikacja numeru konta bankowego na Białej Liście VAT

Przed zleceniem przelewu warto upewnić się, czy konto bankowe kontrahenta znajduje się w oficjalnym rejestrze Ministerstwa Finansów.

Instrukcja krok po kroku:

  1. Otwórz kartotekę wybranego kontrahenta lub przejdź do widoku Kontrahenci.
  2. W polu numer rachunku bankowego wpisz lub wklej ten numer. Ksefomat automatycznie sprawdzi czy format jest poprawny. Jeśli tak - sprawdzi również automatycznie czy numer znajduje się na tzw. Białej Liście i w zależności od wyniku - wyświetli poniżej właściwą odpowiedź.
  3. System odpyta API Ministerstwa Finansów i wyświetli status weryfikacji w postaci zielonej tarczy (konto zgodne) lub czerwonego ostrzeżenia.
Zrzut ekranu do artykułu: Weryfikacja numeru konta bankowego na Białej Liście VAT

9. Integracje Chmurowe

KB-901

Automatyczny eksport faktur do chmury Google Drive

Połączenie z Google Drive pozwala na automatyczne zapisywanie kopii faktur (XML i PDF) na Twoim dysku Google w chmurze.

Instrukcja krok po kroku:

  1. Przejdź do: Integracje -> Google, Ondrive, Dropbox.
  2. W sekcji *Google Drive* kliknij przycisk Połącz z Google Drive.
  3. Zaloguj się na swoje konto Google i zezwól aplikacji na dostęp do dedykowanego folderu.
  4. Określ strukturę podfolderów (np. wg lat i miesięcy) i zatwierdź. Wszystkie nowe faktury będą od teraz automatycznie wysyłane na Twój własny folder Google Drive!
info
Dzięki temu dokumenty będą automatycznie wpadały do katalogu ROK -> Miesiąc, przez co możesz taki katalog udostępnić swojej księgowej. Masz tym samym rozwiązany problem backupu swoich faktur raz na zawsze, a dodatkowo księgowa może w każdej chwili pobrać sobie zawartość danego miesiąca.
info
Koniec z czekaniem do ostatniej chwili na wysyłkę potrzebnych dokumentów aby można było zamknąć miesiąc :)
Zrzut ekranu do artykułu: Automatyczny eksport faktur do chmury Google Drive
KB-902

Jak połączyć KSEFoMat z Microsoft OneDrive?

Zintegruj system z chmurą Microsoft OneDrive w celu automatycznego backupu dokumentów.

Instrukcja krok po kroku:

  1. Wejdź w Ustawienia -> Integracje.
  2. W sekcji *OneDrive* kliknij Połącz.
  3. Przeprowadź autoryzację logując się do konta Microsoft.
  4. Po powrocie do aplikacji skonfiguruj folder docelowy i aktywuj automatyczny eksport.
info
Koniec z czekaniem do ostatniej chwili na wysyłkę potrzebnych dokumentów aby można było zamknąć miesiąc :)
Zrzut ekranu do artykułu: Jak połączyć KSEFoMat z Microsoft OneDrive?
KB-903

Konfiguracja i testowanie połączenia z Dropbox

Automatyczna archiwizacja faktur w usłudze Dropbox.

Instrukcja krok po kroku:

  1. Wejdź w Ustawienia -> Integracje.
  2. Kliknij Połącz w sekcji *Dropbox* i przejdź autoryzację konta.
  3. Po połączeniu kliknij przycisk Wyślij plik testowy, aby upewnić się, że KSEFoMat ma pełne uprawnienia do zapisu w Twoim folderze Dropbox.
info
Koniec z czekaniem do ostatniej chwili na wysyłkę potrzebnych dokumentów aby można było zamknąć miesiąc :)
Zrzut ekranu do artykułu: Konfiguracja i testowanie połączenia z Dropbox

10. Ustawienia Systemowe i Retencja

KB-1001

Konfigurowanie czasu przechowywania danych (Retencja XML/PDF)

Jeśli nie chcesz przechowywać wrażliwych danych faktur w chmurze KSEFoMat, możesz ustawić okres automatycznego usuwania plików.

Instrukcja krok po kroku:

  1. Wejdź w Ustawienia -> Przechowywanie danych.
  2. Włącz opcję *Włącz politykę przechowywania danych*.
  3. Określ liczbę dni (np. 30 dni), po upływie których pliki XML oraz PDF zostaną bezpowrotnie usunięte z serwera KSEFoMat (w bazie pozostanie tylko bezpieczny rejestr techniczny aby przy kolejnej synchronizacji z KSEF nie pobierać ponownie, raz już usuniętych faktur).
  4. Kliknij Zapisz.
Zrzut ekranu do artykułu: Konfigurowanie czasu przechowywania danych (Retencja XML/PDF)
KB-1002

Zarządzanie użytkownikami i uprawnieniami w firmie

Możesz zaprosić do pracy w systemie swoich współpracowników lub księgową, nadając im odpowiednie uprawnienia.

Instrukcja krok po kroku:

  1. Przejdź do: Użytkownicy -> Zarządzaj zespołem.
  2. Kliknij przycisk Dodaj użytkownika.
  3. Wpisz imię, nazwisko, adres e-mail i wybierz rolę: Admin (pełne prawa), User (podgląd i kategoryzacja) lub Księgowy (tylko eksporty dla biura).
  4. Użytkownik otrzyma e-mail z zaproszeniem i hasłem startowym.
Zrzut ekranu do artykułu: Zarządzanie użytkownikami i uprawnieniami w firmie
KB-1003

Edycja profilu firmy i automatyczne pobieranie danych z GUS

Aktualne dane bilingowe i teleadresowe Twojej firmy są niezbędne do prawidłowego wystawiania faktur i rozliczeń.

Instrukcja krok po kroku:

  1. Przejdź do: Moje konto -> Ustawienia konta.
  2. Zjedź do sekcji Dane firmy.
  3. Wpisz numer NIP i kliknij przycisk Pobierz dane z CEIDG. Aplikacja automatycznie uzupełni pełną nazwę rejestrową, REGON, KRS oraz adres rejestrowy firmy.
  4. Kliknij Zapisz dane firmy.
Zrzut ekranu do artykułu: Edycja profilu firmy i automatyczne pobieranie danych z GUS